“Ik kijk tijdens een consult weer naar de patiënt, in plaats van naar m’n scherm.” Voor St Jansdal-cardioloog Bob van Bartheld is dat het grootste verschil sinds hij werkt met Notes van OurMind: een digitale assistent die meeluistert tijdens consulten en automatisch een gestructureerd verslag maakt. Wat begon als oplossing voor administratieve druk, blijkt in de praktijk ook te leiden tot meer aandacht en werkplezier.

De uitdaging waar St Jansdal voor stond, zal voor elk ziekenhuis herkenbaar zijn. Artsen besteden steeds meer tijd aan documentatie, vaak tijdens het consult zelf. Dat betekent tegelijkertijd luisteren, typen en structureren – in een gesprek van tien tot twintig minuten waarin alles moet gebeuren.

Pure winst

“Je hebt in korte tijd enorm veel te doen”, zegt cardioloog Bob van Bartheld. “De klacht begrijpen, medicatie doorspreken, beslissingen nemen en dit allemaal vastleggen. Alles wat je daarvan kunt uitbesteden, is pure winst.”

Notes luistert mee tijdens het consult en zet het gesprek om in een conceptverslag. Dat verslag kan vervolgens volledig worden aangepast aan de voorkeuren van de arts, qua structuur, stijl en opmaak. Ook kunnen er sjablonen worden gebruikt, gemaakt en gedeeld binnen teams.

De arts houdt altijd de regie: controleren, aanpassen en accorderen blijven onderdeel van het proces. Het resultaat is dan ook geen automatische vervanging van werk, maar een verschuiving in de verdeling ervan.

Van multitasken naar aandacht

Voor Bob ontstaat de grootste verandering tijdens het consult zelf. “Ik typ niet meer tijdens het gesprek. Dat klinkt klein, maar het verandert alles. Je bent écht met je patiënt bezig. Bovendien scheelt het in de mentale belasting; luisteren en tegelijkertijd documenteren kost veel energie. Als dat wegvalt, geeft dat rust in je hoofd.”

Dave van de Velde, kinderarts en CMIO bij St Jansdal, herkent dat: “Als je vertrouwen krijgt in de tool, ga je tijdens een gesprek steeds meer luisteren en minder vastleggen. Bovendien beginnen mijn dagen weer te passen. Waar spreekuren eerder uitliepen omdat de administratie meteen moest gebeuren, ontstaat nu ruimte om dat later te doen. Alles is automatisch geregistreerd; het aanpassen en finetunen kan prima later een keer. Het maakt me flexibeler, en dat is veel waard.”

Patiënten waarderen de toegenomen aandacht. Dave: “Ik hoor vaak: ‘Wat fijn dat je niet de hele tijd in de computer zit’. Bovendien zorgt de gestructureerde verslaglegging ervoor dat patiënten beter kunnen teruglezen wat er is afgesproken, en vooral ook waarom. Daardoor weten ze beter wat ze kunnen verwachten. Uiteraard zonder dat hun privacy op wat voor manier dan ook in het geding komt.”

Wennen aan een andere manier van werken

De grootste uitdaging bleek niet de technologie, maar de adoptie. Veel artsen moeten wennen aan een andere manier van werken, aan het loslaten van hun vaste structuur. En aan het feit dat een verslag niet vanzelf perfect aansluit op hun eigen stijl. “Als het niet voelt als jouw verslag, haak je af”, zegt Dave.

Dat maakt de begeleiding cruciaal voor een goede implementatie. "OurMind zorgt voor persoonlijke onboarding, lunch & learn-sessies, het instrueren van (super)users en het personaliseren van de verslagen. Met deze partij kozen we niet voor een leverancier, maar voor een partner.”

Die combinatie – goede begeleiding en zorgen voor maatwerk – bleek essentieel om het breed te laten landen binnen het ziekenhuis. Inmiddels maakt ongeveer de helft van de 240 medisch specialisten binnen St Jansdal gebruik van Notes.

Het eerlijke verhaal: perfect is het niet

“We zijn hier bij St Jansdal niet mee begonnen om meer patiënten te kunnen zien”, zegt Dave. “De tijdswinst per consult is vooralsnog beperkt. Verslagen moeten nog steeds gecontroleerd en aangepast worden; de technologie is nog niet perfect.”

Bovendien: complexe situaties worden soms te generiek samengevat. De tool legt niet altijd de nadruk op wat medisch het meest relevant is. En doordat artsen minder zelf schrijven, blijkt dat ze de informatie ook minder goed onthouden. “Ik moet me daarom soms wat langer inlezen als een patiënt terugkomt.”

Bob: “Het is geen magic bullet. Je moet het verslag altijd controleren, soms flink aanpassen. Als je het digitale woordenboek nog niet hebt gepersonaliseerd, worden medische termen niet altijd goed opgepikt. Maar zelfs met die correcties ben ik sneller klaar dan wanneer ik het helemaal zelf doe.”

Wat dit betekent voor de zorg

De inzet van AI in de zorg roept vaak de vraag op: wat betekent dit voor mensen? In St Jansdal is het antwoord duidelijk: deze technologie maakt mensen niet overbodig, maar helpt om de zorg beter te organiseren, en de bestaande capaciteit beter te benutten. Er ontstaat wat meer lucht en ruimte, en daarmee meer werkplezier. 

De waarde zit niet in directe productiviteit, maar in het herstellen van menselijke aandacht. En juist dat is wat de zorg wat ons betreft nodig heeft. “Als kinderarts wil ik niet meer zonder”, zegt Dave. “Als het een keer niet werkt, heb ik echt een rotdag.” Of, zoals Bob het samenvat: “OurMind doet precies dat stuk administratie waar ik niet voor ben opgeleid, maar wel een groot deel van mijn dag mee vulde.”